金蝶 ERP 即企业资源计划,是一套成熟的财务管理软件,也是管理信息化、系统化、智能化的象征。在当今竞争激烈的市场环境中,它成为了企业管理的得力助手。金蝶 ERP 对企业管理的重要性不言而喻。首先,它能够提高企业管理效率。通过集成企业的各个业务流程,如采购、库存、生产、销售、财务等,实现对各个环节的实时监控和管理。企业可以快速获取关键业务信息,及时做出决策,同时优化业务流程,减少人工干预,降低人力成本。
其次,提高企业管理水平。金蝶 ERP 提供实时的业务数据和报告,帮助企业进行全面的数据分析和决策。企业可以对销售额、成本、利润等业务数据进行综合分析和趋势预测,更好地了解市场需求和竞争情况,制定明智的业务决策。此外,可视化的报表让企业管理层更清晰地了解企业运营情况和业绩表现。
再者,确保企业管理信息的准确性和可靠性。传统管理模式下,各部门数据共享困难,容易出现错误和重复。而金蝶 ERP 将各个业务流程整合在一个系统中,确保数据的一致性和准确性,自动化数据处理流程也降低了数据错误的风险。
最后,提高企业管理的协同性和沟通效率。它将企业各个业务流程整合,实现数据共享和流通,打破信息孤岛。同时支持企业内部和外部的协同工作,如在线会议、文档共享、任务分配等,加强部门之间的合作和协调。
总之,金蝶 ERP 在企业管理中发挥着至关重要的作用,是企业实现高效管理、提升竞争力的有力武器。
二、金蝶 ERP 的功能优势
(一)全功能模块覆盖
金蝶 ERP 涵盖了企业管理的各个方面,实现了全功能模块覆盖。在财务方面,拥有财务核算模块,可快速准确地进行会计核算、财务报表编制,如资产负债表、利润表等,及时掌握企业财务状况。预算管理模块能帮助企业制定和执行预算计划,跟踪和控制各部门支出,确保企业财务稳定可持续发展。风险管理模块则助力企业识别、评估和控制各种风险,包括财务风险、市场风险、经营风险等,建立完善的风险管理体系。
在采购库存管理方面,金蝶采购 ERP 管理系统包含采购计划管理模块,可根据企业计划需求进行物料采购计划并生成采购订单;采购订单管理模块能进行订单审批、变更及查询跟踪;供应商管理模块对供应商进行分类、筛选和评估;采购合同管理模块管理签约合同,自动生成合同号并根据条款结算;物料管理模块对物料进行分类、编码和库存管理;入库管理模块管理采购入库,与采购合同对接;库存管理模块全面管理物料库存,调整采购计划和订单;采购报表管理模块生成各种采购报表,支持自定义查询。
在生产制造方面,以金蝶云·星空为例,可实现协同研发、计划管理、JIT 供应、数字化生产、质量管理与追溯、精细化成本管理、集团管控等七大场景方案,助力企业重构核心竞争力。
(二)针对性行业解决方案
金蝶拥有丰富的行业和领域解决方案,满足不同企业需求。金蝶云·星空结合 3.1 万家企业成功实践,提炼行业共性场景,梳理企业个性化需求,定制了 12 大行业解决方案。如汽车配件行业可实现协同研发、计划管理等新能力;住宿餐饮行业在预制菜风口下实现多渠道订单高效分拣与配送;批发及零售行业打破数据孤岛,实现产销协同;现代农牧行业从看天吃饭转变为看数据吃饭;生命科学行业打造全面的合规应用、质量管理体系;食品饮料行业有效管理全渠道定价促销等;日化用品行业重塑国民日化新势力;装备制造行业迈向数智制造;电子高科技行业打造敏捷协同的供应链;离散制造(金属制品)行业提供炭素行业数字化解决方案;流程制造(新材料)行业助力高新材料企业全场景数字化转型;现代服务行业实现业财融合,提升供应链效率。
(三)强大的数据安全保障
金蝶 ERP 功能强大且数据安全有保障,可实现业务数据共享。金蝶 ERP 提供了多种数据安全措施,包括权限控制、数据备份、加密传输等,确保企业数据的安全性。例如,鸿萌为客户部署鸿萌易备数据备份软件,对金蝶 ERP 系统进行数据安全保护。通过本地备份和异地备份相结合,将数据传输至对象存储中,即使数据库服务器出现故障,也能在短时间内还原数据,避免因数据丢失对客户造成影响。同时,金蝶 ERP 系统通过角色基础的访问控制,精确分配角色权限,定期审查权限设置;进行定期的安全审计,检测和修复安全问题;对数据进行加密,确保数据在传输和存储时的安全;开展员工培训和意识提升,降低员工操作失误带来的风险;持续更新与维护系统,抵御新型安全威胁;应用防火墙、入侵检测系统和入侵防御系统等加强应用层安全;重视物理安全,保护服务器室不受人为破坏、自然灾害或盗窃的影响。这些措施共同构建了一个全方位且多层次的防护体系,保障 ERP 系统中的数据安全。
三、金蝶 ERP 在上街商贸批发公司的应用
(一)财务管理
在账务处理方面,金蝶 ERP 为上街商贸批发公司提供了高效、准确的解决方案。通过自动化的记账流程,大大减少了人工录入的错误,提高了账务处理的速度和准确性。同时,系统能够实时生成财务报表,如资产负债表、利润表和现金流量表等,让公司管理层能够随时了解公司的财务状况。
在固定资产管理方面,金蝶 ERP 可以详细记录公司的固定资产信息,包括资产的购置日期、原值、折旧方法等。系统能够自动计算固定资产的折旧,确保资产价值的准确反映。此外,还可以对固定资产进行清查和盘点,及时发现资产的丢失或损坏情况,保障公司资产的安全。
出纳管理也是金蝶 ERP 的一个重要功能。系统可以记录公司的每一笔收支情况,包括现金、银行存款和其他货币资金等。通过与银行系统的对接,实现了资金的实时查询和转账操作,提高了资金的使用效率和安全性。
(二)采购管理
金蝶 ERP 采购管理系统在上街商贸批发公司的采购业务中发挥了重要作用。首先,系统能够实现采购计划的制定和管理。根据公司的销售预测和库存情况,自动生成采购计划,确保公司的物资供应及时、准确。
在供应商管理方面,金蝶 ERP 可以对供应商进行分类、评估和筛选。通过对供应商的交货期、产品质量、价格等因素进行综合评价,选择最优的供应商,降低采购成本。
采购订单管理也是金蝶 ERP 采购管理系统的一个重要功能。系统可以自动生成采购订单,跟踪订单的执行情况,确保采购物资按时到货。同时,还可以对采购订单进行变更和审批管理,提高采购业务的灵活性和可控性。
(三)仓存管理
金蝶 ERP 仓存管理系统在上街商贸批发公司的库存出入库单据处理方面表现出色。在入库管理方面,系统可以实现对采购入库、生产入库等多种入库方式的管理。通过扫描条形码或输入物料编码等方式,快速准确地录入入库信息,自动更新库存数量。
在出库管理方面,金蝶 ERP 可以根据销售订单或生产领料单等需求,自动生成出库单。同时,系统还可以对出库数量进行控制,避免库存不足或超发的情况发生。
对于库存盘点,金蝶 ERP 仓存管理系统提供了多种盘点方式,如全盘、抽盘等。通过系统生成盘点单,工作人员可以进行实地盘点,并将盘点结果录入系统。系统会自动对比盘点结果和系统库存数量,生成盘盈盘亏报表,方便公司进行库存调整和管理。
四、上街商贸批发公司如何运用金蝶 ERP
(一)系统操作流程
- 物料进销存操作流程
- 供应商采购:采购人员填写采购订单,审核采购订单后进行采购入库。选择供应商时可通过“F7“进行查询或点击”资料“按钮。记录收到货物当天的日期以及可与收货单编号一样的手工录入编号。确定物料代码、收料仓库和单位实收数量后,入库单需进行审核,只有审核过的入库单,仓库里才能反映库存变化。
- 销售出库:客户销售合同跟踪,客户销售订单生成后,发货模版和提货单管理跟进。打“*”号的项目为必录项,所有的资料都可以通过 F7 快捷键进行查询。若需要考核业绩,可以在销售单中选择业务员,销售单的销售单价必录入,所有单据必须进行审核。
- 库存管理:库存盘点与调整可采用金蝶 ERP 仓存管理系统提供的多种盘点方式,如全盘、抽盘等。通过系统生成盘点单,工作人员进行实地盘点,并将盘点结果录入系统。系统会自动对比盘点结果和系统库存数量,生成盘盈盘亏报表,方便公司进行库存调整和管理。物料分类管理可在系统中进行物料的增加操作,首先进行物料分类,选中“物料”,点击“新增”,点击“上级组”,输入代码和名称,再在右边空白处点击“新增”按钮,在“基本资料”选项卡内输入相关信息。库存账龄分析、库存超上限报警、呆滞料管理等功能也为库存管理提供了有力支持。库存报表可实时反映库存情况,为决策提供数据支持。库存调拨可在系统中进行操作,确保物料的合理分配。
- 单据联动:调拨联动收发货单,采购联动付款单,销售联动收款单,提高业务处理效率。
- 结算管理:往来结算包括客户结算、供应商结算、收款结算、付款结算等,确保资金流动的准确性和及时性。
- 财务报表:应付账款报表、应收账款报表、销售报表、采购报表、进销存报表等多种报表为财务管理提供了全面的数据支持。
- 生产管理操作流程
- 销售订单管理:一般包括订单生成、订单审核、生产车间分配、进度跟踪、订单完成及出货这几个环节。当客户下达销售订单时,客户要求的产品规格、数量、交货期等相关信息会被录入到 ERP 系统中。对销售订单进行审核后,根据订单的产品类型、工艺要求等,将订单分配到相应的生产车间或生产线。在生产过程中,实时跟踪订单的生产进度,以便及时向客户反馈订单状态。当产品生产完成并检验合格后,安排出货,在 ERP 系统中更新订单状态为已完成,并记录出货信息,如出货时间、运输方式、收货地址等。
- 物料管理:一般包括物料计划、采购管理、库存管理、领料管理、返工及报废管理这几个环节。根据生产计划和产品的物料清单(BOM),计算所需物料的种类和数量,制定物料需求计划。根据物料需求计划,进行原材料、零部件等的采购。对原材料、半成品、成品的库存进行管理。生产车间根据生产任务从仓库领取所需物料。对于生产过程中出现的不合格产品,需要进行返工或报废处理。
- 工艺管理:一般包括产品设计管理、工艺设计管理、成本核算管理、工艺路线管理、工艺条码管理这几个环节。将产品的设计信息录入到 ERP 系统中,包括产品的结构、尺寸、性能要求、技术参数等。根据产品设计要求,制定详细的生产工艺路线。结合物料成本、人工成本、设备使用成本等,对每个产品或生产批次进行成本核算。对产品的工艺路线进行管理和优化。为每个产品或生产批次生成唯一的工艺条码,通过扫描条码可以快速获取产品的工艺信息、生产进度、质量检验等数据,实现对生产过程的全程跟踪和追溯。
- 计划排程:一般包括需求分析及平衡、排期计划、资源优化调整、异常反应处理、计划执行和监测这些环节。综合考虑销售订单、库存水平、生产能力、物料供应等因素,分析企业的生产需求和资源状况,确保生产计划的可行性和合理性。根据生产需求和资源情况,制定详细的生产排程计划。在生产过程中,根据实际情况对生产计划和资源分配进行动态调整和优化。当生产过程中出现异常情况,如设备故障、物料短缺、质量问题等,及时在 ERP 系统中记录并采取相应的处理措施。将生产计划下达给各个生产车间和部门,并通过 ERP 系统实时监测生产进度和执行情况。
- 生产过程管理:一般包括生产订单管理、车间作业管理、车间作业管理、成本控制这几个环节。将主生产计划转化为具体的生产订单,并下达给生产车间,对生产订单的执行情况进行跟踪和监控,及时了解生产进度、质量状况等。对生产车间的日常作业进行管理,包括任务分配、工序调度、设备管理、人员管理、数据采集等。在生产过程中,对产品质量进行严格的控制,建立质量检验标准和流程。对生产过程中的成本进行控制,包括原材料成本、人工成本、设备折旧成本等,通过成本核算和分析,找出成本控制的关键点,采取措施降低成本。
(二)基础资料录入
在上街商贸批发公司中,录入金蝶 ERP 的基础资料主要包括以下几个方面:
- 计量单位的录入:右击计量单位,选择“新增计量单位组”,如“个”,然后选中“个“组,再增加计量单位:代码(如 01),名称(如“个“)。在一个组里,只需增加一个计量单位单位组:单位。
- 客户与供应商的增加:输入代码(如 001),名称(需要输入供应商或者客户的具体名称,不要简化)。
- 物料的增加:首先进行物料分类,选中“物料”,点击“新增”,点击“上级组”,输入代码(如“01”)、名称(如原材料”)。点击原材料,在右边空白处点击“新增”按钮,在“基本资料”选项卡内输入:代码(如“01.001”),名称、规格型号、物料属性(如为原材料,则选择外购。如为成品,则选择自制),计量单位组,默认仓库(如为原材料,则选择原材料库。如为成品,则选择成品库)。在物流资料中:计价方法为:加权平均法,单价精度可改为 6,存货科目代码(原材料为:1211,成品为 1243),销售收入科目代码(原材料为 5102,成品为 5101),销售成本科目代码(原材料为 5405。成品为 5101)。
- 科目录入:在主控台上,选择[系统设置]→[基础资料]→[公共资料]→[科目],就可以进入科目维护界面。选择[编辑]-[新增科目],进入“科目-新增〞界面,在上如图界面内输入科目信息。为了提高用户录入科目的速度,我们提供了引入标准科目的功能。选择[文件]-[从模板中引入科目],翻开“科目模板〞界面。选择引入科目的所属行业类型,然后单击【引入】,翻开“引入科目〞界面,选择要引入的科目。如果要引入所有科目,则单击【全选】即可。
- 币别新增:在主控台上,选择系统设置基础资料公共资料币别,就可以进入币别维护界面,在这里,可以对币别进行以下维护操作:在“基础资料-币别”界面,选择编辑-新增币别,进入如上图 “币别新增增”界面,在界面内输入币别信息后点确定。
- 新增计量单位组和计量单位:在主控台上,选择系统设置基础资料公共资料计量单位,就可以进入计量单位维护界面,在这里,可以对计量单位进行以下维护操作:在菜单上选择编辑-新增计量单位组,进入如上图所示“计量单位组组新增”界面,在界面内输入计量单位组的名称。输入完毕后,单击【保存】,保存新增计量单位组的资料。新增计量单位的操作是:在“基础资料-计量单位”界面,选择编辑-新增计量单位,进入“计量单位新增”界面。在新增界面中输入计量单位的代码、名称和系数(系统默认新增计量单位的系统为 1)。单击【保存】,保存新增计量单位的资料。设置默认计量单位的操作是:如果该计量单位是当前计量单位组的第一个计量单位,那么系统会自动将该计量单位设为默认计量单位,该默认计量单位的系数系统会自动更改 1(无论用户之前如何设置)。默认计量单位是可以修改的。方法是:选择一个计量单位,选择编辑-设为默认单位,这个计量单位就被修改为了默认计量单位。如果这个计量单位的系数不是 1,系统会自动将这个计量单位的系数改为 1,同时其他计量单位的系数也会同比进行更改。
- 新增仓库和仓位:进入主控台后,选择系统设置基础资料公共资料仓库,就可以进入仓库维护界面。在这个界面里,可以专门对仓库资料进行维护和管理。仓库维护和管理提供了仓库资料的增加、修改、删除、复制、打印等功能,对企业所使用的仓库资料进行集中、分级管理,其作用是标识和描述每个仓库及其详细信息。金蝶 K/3 系统的仓库不仅指具有实物形态的场地或建筑物,还包括不具有仓库实体形态,但代行仓库部分功能、代表物料不同管理方式的虚仓。系统中设置了三种虚仓形式:待检仓、代管仓和赠品仓。在“基础资料仓位”界面内,选择根目录,此时菜单内容为对仓位组的操作。在菜单上选择编辑-新增仓位组,进入如下图“仓位组新增”界面,输入仓位组的代码和名称信息。输入完毕后,单击【保存】,保存新增仓位组的资料。仓位是属于一个仓位组的。只有已经新建了仓位组后,才能新建仓位。新建仓位的操作是:在“基础资料仓位”界面内,选择一个已经存在的仓位组。选择编辑-新增仓位,进入“仓位新增”界面,在界面内输入仓位信息。单击【保存】,保存新增仓位的资料。
五、金蝶 ERP 的功能介绍
(一)产品系列丰富
金蝶 ERP 产品系列丰富多样,能够满足企业管理各个方面的需求。目前主要分为三个主要的产品线:K3 ERP、云之家与金蝶 KIS 系列。
- 金蝶 K3:这是一个功能非常强大的企业管理系统,可以满足各种企业的管理需求。
- 会计管理:提供一套完整的会计管理系统,包括总账、应收应付、固定资产、成本会计等功能,可以方便地处理企业的各种财务信息。据统计,使用金蝶 K3 的企业在财务处理效率上平均提高了 30%。
- 采购管理:完整的采购管理系统,包括供应商管理、采购订单、采购收货、采购发票等功能,可以便捷地管理企业采购流程。通过对供应商的有效管理,企业采购成本平均降低了 15%。
- 销售管理:提供完整的销售管理系统,包括客户管理、销售订单、销售出库、销售发票等功能,可以方便地管理企业销售流程。帮助企业提高销售订单处理速度,提升客户满意度。
- 仓库管理:全面的仓库管理系统,包括库存盘点、入库管理、出库管理等功能,可以有效地控制库存。减少库存积压,提高库存周转率。
- 生产管理:强大的生产管理系统,可以管理整个生产流程,包括生产计划、物料管理、生产执行等。提升生产效率,降低生产成本。
- 云之家:是一个基于移动互联网的企业信息协同平台,可以帮助企业在移动端快速高效地完成业务操作。
- 自定义应用:提供一个可视化的应用开发工具,可以帮助企业轻松地创建各种应用,包括请假申请、报销申请、客户信息管理等。满足企业个性化的业务需求。
- 即时沟通:提供即时沟通工具,让用户可以随时随地进行在线交流,包括文本聊天、语音通话、视频会议等。提高企业内部沟通效率。
- 云盘存储:提供云盘存储功能,可以帮助用户方便地存储和共享文件,还提供了版本控制、访问权限控制等功能。保障文件的安全性和共享性。
- 金蝶 KIS:主要服务于中小企业,为快速成长的企业提供了一套简单易用的企业管理系统。
- 财务管理:提供完整的财务管理功能,包括总账、应收应付、银行对账等。帮助中小企业规范财务管理。
- 销售管理:提供简单易用的销售管理系统,包括客户管理、销售订单等。提升销售管理效率。
- 采购管理:提供快速高效的采购管理系统,包括采购订单管理、供应商管理等。优化采购流程。
- 库存管理:提供简单易用的库存管理功能,可以方便地控制库存。降低库存成本。
- 管理报表:提供多种管理报表,可以帮助企业深入了解自己的业务表现。为企业决策提供数据支持。
(二)财务做账功能
金蝶 ERP 在财务方面不仅可以做账,还能实现业财税一体化。金蝶 ERP 运用 AI、RPA、OCR、NLP、实体机器人等创新技术为财务会计、管理会计提供支持,提升企业核算效率与质量。建设资金业务可视化、资金风险实时管控、金融资源全局统筹、数据驱动精准决策的财务管理体系,为企业决策提供洞察、风险及预测数据支撑。
从组织、业务流程等多角度出发,构建多法人、多事业部的动态业务核算模型,通过与业务、税务、银行等内外部生态的连接,实现业财税一体化,让财务具备对业务的管理与驱动的能力。例如,在业务数据生成的同时,相应的财务数据也产生了,管理层可以随时查看业务和财务数据,提升决策的效率。
金蝶 ERP 还可以实现对采购、销售、生产、库存等业务流程的全面管理,提高企业的运营效率。同时,对业务的数据分析,帮助企业进行决策支持。这些功能都是业财税一体化系统所需要的基础。并且,金蝶 ERP 能够对财务数据的实时监控和分析,提高财务管理的效率和准确性。
金蝶云·星辰聚焦小型企业在线经营和数字化管理,以“新财税、新营销、新平台”三大特性赋能企业,提供财务云、税务云、进销存云、订货商城等 SaaS 服务,支持小型企业拓客开源、智能管理、实时决策。通过业财税深度融合,智能核算,解放财务生产力,提升企业记账效率;以票控税,合理筹划税务申报,帮助小微企业提升财务管理水平。
六、上街商贸批发公司金蝶 ERP 使用体验
(一)实验流程与心得
在上街商贸批发公司使用金蝶 ERP 的过程中,我们经历了一系列的实验流程。首先是系统的安装与配置,这一阶段需要专业的技术人员进行操作,确保系统能够正常运行。在基础资料录入阶段,我们按照金蝶 ERP 的要求,认真录入了计量单位、客户与供应商、物料等信息,这个过程虽然繁琐,但为后续的业务操作奠定了基础。
在日常业务流程操作中,我们逐渐熟悉了采购入库、生产领料、产品入库、销售出库等环节。通过金蝶 ERP 的管理,我们能够实时掌握库存变化,提高了业务处理的效率。同时,在月末结账时,我们能够根据供应商送来的发票,准确录入入库单单据中的金额,确保了财务数据的准确性。
在使用金蝶 ERP 的过程中,我们深刻体会到了它的便利性和高效性。系统的集成化管理使得各个业务环节紧密相连,打破了信息孤岛,提高了企业的协同性和沟通效率。同时,金蝶 ERP 提供的实时数据和报表,让我们能够及时了解企业的运营情况,为决策提供了有力支持。
(二)现存问题探讨
尽管金蝶 ERP 为上街商贸批发公司带来了很多便利,但在使用过程中也存在一些未解决的问题。首先,金蝶 ERP 的费用较高,对于一些小型商贸批发公司来说,可能会增加企业的成本负担。其次,金蝶 ERP 的实施周期较长,需要投入大量的时间和精力进行培训和调试,这可能会影响企业的正常运营。此外,金蝶 ERP 对网络环境要求较高,在网络不稳定的情况下,可能会影响系统的运行速度和稳定性。
(三)优缺点分析
金蝶 ERP 软件管理系统具有很多优点。首先,它功能全面,涵盖了企业管理的各个方面,能够满足上街商贸批发公司的各种需求。其次,金蝶 ERP 界面友好,操作简单,降低了员工的使用难度。再者,金蝶 ERP 具有强大的数据分析能力,能够为企业提供实时的业务数据和报告,帮助企业进行全面的数据分析和决策。此外,金蝶 ERP 还提供了多种数据安全措施,确保企业数据的安全性。
然而,金蝶 ERP 也存在一些缺点。一是费用较高,对于一些小型企业来说可能难以承受。二是实施周期长,需要投入大量的时间和精力进行培训和调试。三是对员工培训需求高,对于某些复杂功能,仍需要对员工进行深入的培训,以充分发挥系统优势。四是对网络环境要求高,在使用云端版金蝶 ERP 时,企业对网络环境的稳定性有较高要求,网络波动可能影响系统运行。五是个性化需求限制,虽然金蝶软件支持一定程度的定制,但一些特殊的业务需求可能无法完全实现。
综上所述,金蝶 ERP 软件管理系统在企业管理中具有重要的作用,但企业在选择使用时,需要根据自身的实际情况,权衡其优缺点,做出明智的决策。