获嘉商贸批发公司在日益激烈的市场竞争中，意识到传统的管理方式已经无法满足企业快速发展的需求。随着业务规模的不断扩大，公司面临着库存管理混乱、财务数据不准确、销售订单处理效率低下等诸多问题。
为了解决这些问题，获嘉商贸批发公司开始积极寻找一款高效的企业管理软件。在对市场上众多的 ERP 软件进行了深入调研和比较后，公司最终选择了金蝶 ERP。
在决策过程中，金蝶 ERP 的多个优势起到了关键作用。首先，金蝶 ERP 覆盖企业全功能模块，包括财务、采购库存、生产制造、电子商务、数据查询等，能够满足获嘉商贸批发公司多方面的管理需求。其次，金蝶拥有针对性的行业解决方案，提供批发与零售业的解决方案，其中包括财务云、供应链云等，与公司的业务高度契合。再者，金蝶 ERP 界面友好，操作简单，能让员工快速上手，提高工作效率。同时，金蝶 ERP 的功能强大，数据安全有保障，可以将销售、采购、财务等分散的业务全部集中管理，实现业务数据共享，为公司的决策提供准确的数据支持。
此外，金蝶软件在市场上的良好口碑和广泛的用户基础也让获嘉商贸批发公司更加坚定了选择的决心。公司相信，通过引入金蝶 ERP，能够提升企业管理效率，提高市场综合竞争力，为公司的未来发展奠定坚实的基础。
二、实施过程全览
（一）项目立案
在项目立案阶段，获嘉商贸批发公司召开了项目启动会议，签订了项目公约。建立了项目组织，制定了实施计划初稿，并经过多轮讨论和完善，最终确定了实施计划。明确了项目组成员的职责和分工，为项目的顺利推进奠定了基础。
（二）蓝图设计
首先进行了初步调研，对公司整体业务架构和 ERP 整体架构进行了设计。通过对各部门文档的调研，形成了标准研究文档。接着对财务、采购、销售、仓库、存货核算、生产数据管理等各部门流程进行了详细调研，整理出各部门流程文档。同时，确认了 BOM 分层原则，制定了编码原则说明书。开展基础操作与资料准备培训，包括 BOM 分层原则说明书的讲解。进行资料准备培训后，建立账套，开始静态数据录入工作，包括基础数据录入、物料数据录入和其他资料录入。录入完成后进行静态数据检查和确认，还对用户进行了基础培训和最终用户培训，通过模拟演练提高用户操作熟练度。
（三）系统实现
进行沙盘演练，设置各模块系统参数，进行各模块操作演练。做好上线准备工作，包括人员岗位准备、电脑硬件准备和权责责任申请控制流程的制定。接着进行初始数据录入，制定各模块的期初数据初始化方案书，录入期初数据后进行初始化结果检查，确认无误后结束初始化。整理实施项目文档，编写项目总结报告，为项目验收做准备。同时对财务、采购、销售、仓库、存货核算等流程进行梳理，确保系统上线后的业务流程顺畅。
（四）验收交付
在验收交付阶段，编写项目总结验收报告，对项目效果进行总结，形成服务交接单，转入服务阶段。项目上线时间为 4 个月，项目验收时间为财务业务结账 1 个月。通过严格的验收流程，确保金蝶 ERP 在获嘉商贸批发公司的稳定运行，为公司的持续发展提供有力支持。
三、使用金蝶 ERP 的好处
（一）对公司领导的好处
金蝶 ERP 能让公司领导随时全面、准确、动态地掌握公司营运状况。通过系统中的资料，领导可了解企业各环节的运行情况，及时做出决策。同时，将企业标准嵌入 ERP 中，有助于建立公司的管理体系及运作规范，积累公司管理经验知识，避免因人员异动而造成知识流失。系统信息的整合提升了公司的反应速度，减少错误，节省人力。大量的运算功能加强了公司的生产弹性，提高接单能力。此外，系统可以整合各部门资料，随时结算，让领导了解公司目前营运成本。系统符合财税法规，能达成内稽内控的目标，还可以反映各项异常状况，提供相关资料以便解决问题。系统提供电子签核及工作流程功能，可达成无纸化目标，并且可以远程联线操作查询，即使人不在公司也能对公司运营状况一清二楚。系统还可以进行资金管理，提高资金运作的效益，可将 ERP 与公司内审和外审结合起来，做到事半功倍的效果。
（二）对各部门的好处
对于采购部门，可随时查询公司所有原物料采购单价波动情况，并依据市场行情做出应对。还可对供货商在某个时段的采购总金额进行分析，根据有效的数字金额同大宗原物料供货商协商折扣事宜。销售部门可按照一定时间内的销售金额，对客户进行划分，确定 A 级客户。对客户订单进行分析，针对出货商品的订单量做出趋势图，重点管控并对其成本分析，降低滞销货。库存管理部门对库存异常及存货呆料情况进行分析，制定相应处理规划，使库存最优化。项目部门可做到项目稽控，对项目损益做出分析，评估其可行性。各部门还可对全年费用部分进行预算，与实际发生相比较，对差异部分进行分析，制定相应策略。可对采购单价进行电子签核管控，针对应收帐款部分，系统以帐龄的长短体现，可实时迅速了解应收帐款的情况进行追踪。对业务人员的销售业绩进行统计分析，制定相应奖惩机制，调动员工积极性。对生产过程中发生的报废情况及时了解，对报废出现异常的工单进行分析，制定相应策略。对经营能力、财务结构、获利能力进行分析，针对各个异常系数部分分析。在运用工作流消息管理过程中，及时迅速了解采购订单延迟、销货订单延迟情况，对异常部分作出相应调整。
（三）对物控的好处
使用金蝶 ERP，物控人员可及时掌握销售订单订购量、出货量、未交量及客户需求日期。随时掌控材料的采购到货状况和材料产品库存状况，及时作出生产、出货安排。对客户需求进行交期预测分析和用料分析，确定产能及材料能否达成客户需求，快速反馈信息给业务。通过产品主计划，可一次将成品、半成品工令开单，减少工作量。物料需求可将生产当前产品所需材料的库存、已分配、在途数量及预计库存、缺料数一一列出，由物控查核，并可直接将其转入采购系统，产生采购订单。开立制令单的同时，可知晓每种材料的库存、已分配及可领料数量。可设定派工单完工计划，并通过查询计划完状况进行生产调控。加工中心生产排程，可随时掌控各种资源的超短荷情况，做出相应调配。还能进行加工中心绩效分析，了解实际耗用工时及生产效率、良品率、不良品率等。产品主计划进度追踪表可按销售订单查询到生产安排情况、已领料套数、未领料套数及入库数量。制令单进度和订单进度随时反映，对生产线在制品移转管制及每站投入、产出、在制分析，移转入库超量控制及入库时间管制，及时对逾期未完工制令单作出处理，进行超领料限制及补料程序管制。
（四）对财务的好处
金蝶 ERP 对财务的好处也十分显著。每月的各项财务报表能及时结出，如资产负债表、月损益表等，系统作业让财务人员不必再为借贷不平费力检查。往来明细帐管理一目了然，不管多少往来客户均可由系统管理，随时掌握其应收未收、应付未付的金额。在资金流的掌握及调配方面，能及时查询公司资金占用、结余情况，并进行资金预测，提供给领导资金运作的合理方案。各部门在系统作业上环环相扣，最终的单据由财务人员审核记帐，方便工厂内部管理的内部监督、内部控制。成本结算轻松完成，每月系统交易正常，单据完整，成本计算轻松结出。财务人员结帐时，系统作业注重于日常作业的及时录入和单据正确性的检查，只要平时资料入正确，月末由系统计算各项报表资料，有利于企业人力资源的合理使用。系统作业不光提供当月的报表资料，更能提供不同月份之间资料的比较，以利于各项财务资料分析。预算功能的使用，提供预算和实际之间的分析。
五、获嘉商贸金蝶 ERP 使用情况
（一）采购管理模块
1. 新系统实施效果，如订单全程跟踪和提供月度报表
获嘉商贸批发公司在使用金蝶 ERP 的采购管理模块后，取得了显著的效果。通过《采购订单全程跟踪表》和《采购订单执行情况汇总表》，采购员能够清晰地了解采购订单的交货期、到货情况、入库情况、开票情况以及付款情况。这有助于采购员及时掌握订单进度，根据实际情况进行供应商催货、催票以及及时付款等日常事务。同时，这些报表还可以按关键字汇总数据，综合反映订单执行情况，为采购部提供了准确的月度数据报表，为公司的采购决策提供了有力的支持。
2. 新增供应商管理模块及实施进度
新系统升级后，增加了供应商管理模块。目前，档案管理方面，对供应商信息进行录入，完善了供应商资质、联系方式、付款信息等，实施进度为已实施但待完善，后续将持续跟进。在评估、绩效管理方面，供应商绩效评估分为质量评估、交期评估、价格评估、服务评估。质量评估、交期评估从 ERP 系统中取数据，服务评估、价格评估手工数据录入。目前该部分尚未实施，主要问题在于质量评估分数计算中，系统对 “让步接收” 入库数据默认为合格品，与实际数据不相符；同时，系统评估数量不完善，价格、服务评估需要手动录入。在询报价管理方面，部分已实施，炭业帐套中物料询报价单可直接在系统中录入，但部分直接从环保公司采购的物料无法录入，后续将持续跟进。
3. 存在问题及改进措施
目前采购管理模块存在一些问题。一是经常出现 K3 采购模块无法打开的情况，提示信息已达到最大允许数量。主要原因是多人同时打开 K3 供应链模块，未及时关闭，且购买点数较少，允许同时进入点数较小。二是未按照预期目标启用 MRP 计算形成 MRP 计划订单，投放自动生成相关的采购申请。主要原因是生产计划部 BOM 表设置不准确，物料的安全库存、最高库存未设置，造成 MRP 数据计算不准确，无法直接使用。针对这些问题，改进措施为与生产计划部共同制定物料的基础资料，如安全库存、最高库存。由生产计划部再次在系统中完成 BOM 表，使 MRP 数据能够顺利计算。
（二）仓库管理模块
1. 报表分析改进，如物料收发汇总跟踪和库存账龄分析
在使用金蝶 ERP 的仓库管理模块后，报表分析得到了改进。通过《物料收发汇总表》和《物料收发明细表》，可以清晰地查询到期初结存、本期收入、本期发出和期末结存等物料收发汇总的详细情况，并且双击某条物料可以直接穿透到物料收发明细表里面，物料收发明细表又可以穿透到具体的业务单据，形成物料收发汇总的全程跟踪。同时，通过《库存账龄分析表》，可以灵活地选择库存账龄分析的期间，对库存材料账龄进行全方位的分析，并且可以选择不同的仓库和不同的物料进行分析。此外，还可以通过《库存呆滞料分析表》统计查询各仓库、各物料没有领料也没有入库的物料、数量及占用金额，通过查询条件了解各仓库、各种物料呆滞情况，进一步查找相关原因。
2. 存在问题，如基础数据不准确和功能未达预期
然而，仓库管理模块也存在一些问题。一是部分报表功能无法达到预期效果，如《安全库存预警分析表》和《超储 / 短缺库存分析表》，主要原因是基础数据设置不准确，物料的安全库和最高库存未设置导致。二是半成品管理未达预期目标，半成品质量指标较多，原预期仓库管理目标是可以通过 ERP 即时库存数据带出该批次数据的入库检验报告，以便库存产品质量进行跟踪，便于车间生产领料及库存查询。但经过与金蝶技术人员沟通确认，金蝶无法实现上述功能。三是现有仓库提供的报表无法直接从系统中导出，部分数据只能手工计算和录入。四是现有的仓管员 ERP 系统很多功能使用不熟练，很多功能没有达到运用效果。
3. 改善目标措施
为了解决仓库管理模块存在的问题，制定了以下改善目标措施。首先，与各部门（采购、生产、销售）沟通，根据实际业务需求制定准确的物料安全库存、最高库存计划。库存数量计划审核通过后在系统中设置，仓库严格按照库存控制计划执行。其次，经过与金蝶技术人员沟通，部分报表功能的实施需要通过金蝶二次开发手段达到，希望通过二期完成。最后，定期对仓管员进行培训，提高仓管员对 ERP 系统的操作熟练度，充分发挥 ERP 系统的功能优势。
六、金蝶 ERP 功能再探讨
（一）产品介绍
金蝶 ERP 是一款企业级 SaaS 服务产品，涵盖多个软件模块。金蝶 ERP 包括财务模块、销售模块、库存模块、制造模块、资产模块、人力资源模块、质量模块、项目管理模块等。其中，财务模块是企业财务管理的核心模块，主要包括财务会计、税务管理、财务分析等功能，可以实现财务会计凭证的自动生成、财务报表的自动生成等，帮助企业进行财务管理和财务分析。销售模块主要用于实施企业销售管理，可以实现订单管理、客户管理和分析等功能，可以进行客户分类，查看客户购买情况，分析客户消费忠诚度等，帮助企业实现销售管理。库存模块主要用于实施企业库存管理，可以实现产品入库、出库的管理，可以实现库存查询、库存预警等功能，帮助企业实施有效的库存管理。制造模块主要用于实施企业生产管理，可以实现生产计划、工艺路线管理等功能，可以帮助企业实施有效的生产管理，提高生产效率。资产模块主要用于实施企业资产管理，可以实现资产的购买、维修、借出等功能，可以帮助企业实施有效的资产管理，提高资产使用效率。人力资源模块主要用于实施企业人事管理，可以实现人员的招聘、培训、考核等功能，可以帮助企业实施有效的人力资源管理，提高企业管理水平。质量模块主要用于实施企业质量管理，可以实现质量检测、质量问题追踪等功能，可以帮助企业实施有效的质量管理，提高企业产品质量。项目管理模块主要用于实施企业项目管理，可以实现项目的计划、进度管理等功能，可以帮助企业实施有效的项目管理，提高企业项目运行效率。
（二）标准财务功能
- 总账管理：
- 总账系统初始化处理：企业账与物流业务的基础设置以及启用帐套会计期间的期初数据，包括系统设置、公共资料设置、初始数据录入以及结束初始化与反初始化。
- 总账系统日常业务管理：是一切财务数据的收集点，适用于各类企业、行政事业单位进行凭证处理、账簿查询、账务结转、损益调整、来往管理、现金流量、系统维护等各种操作。
- 期末财务处理与结账：当所有当期日常业务录入完毕后，就要进行期末的财务处理与结账，其工作主要有汇率调整、结转本期损益、自动转账、期末结账、期末调汇、凭证摊销和凭证预提、内部往来协同等。
- 报表系统管理：
- 报表系统：金蝶 K/3 ERP 的各模块不仅为用户提供了丰富的、通用的报表，而且提供了 K/3 报表子系统帮助用户快速、准确地编制各种个性化报表。K/3 报表子系统提供了数百个灵活的取数公式，满足各层次用户不同需要，而且其与 Excel 类似的操作风格，使用户经过简单培训就能独立操作编制自己所需报表，降低了企业的培训费用。包括资产负债表、利润表、新建报表、报表处理功能和常用报表操作。
- 现金流量表系统：编制现金流量表的准备工作，对一些涉及现金流量表的重要参数进行设置。
- 财务分析：是企业对已有的财务状况和经营成果及未来前景的一种评价和决策分析。金蝶财务软件的财务分析主要提供了报表分析、指标分析、因素分析和预算管理的内容，用户可以根据系统的各种分析工具，对自己的财务状况进行一个比较全面的分析，了解公司的财务状况和经营收益，为投资决策提供有力的依据。
（三）供应链功能
- 采购业务处理：提供从采购申请、订单、收货 / 入库、退货到付款的业务管理功能，支持供应商、价格、批号等多种采购业务处理，帮助企业实现采购业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。包括采购资料设置、采购业务处理、采购系统单据及报表查询、委外加工处理。
- 进口 / 出口管理：
- 进口管理：提供进口采购订货、进口单证（供应商发票、报关单证、进口税金）等业务管理功能，帮助企业对进口采购物流和资金流的全过程管理，提升进口业务效率。
- 出口管理：提供出口外销订单、外销出运管理、装箱管理、出库管理、外销客户管理、出口单证（形式发票、报关单证）等业务管理功能，帮助企业提升对出口外销的物流和资金流管理的全过程管理，提升出口业务效率。
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